Assistans i Balans råd vid övergång till efterskottsbetalning och införande av BankID.

Redan den 3 oktober hade 96% av Assistans i Balans assistenter, c:a 600, signerats i Aiai med BankID.

Vi var mäkta förvånande över hur smidigt och snabbt inskick av tidsredovisning och signering av BankID gick, berättar Jessica Molin, verksamhetsansvarig på Assistans i Balans.

Assistans i Balans är ett av alla företag som redan 1 oktober 2016 använt de nya funktionerna i Aiai för BankID-signering och filöverföring av tidsredovisningar till Försäkringskassan. En del av framgångskonceptet har varit att tidigt, kontinuerligt och upprepat informera alla inom organisationen om Försäkringskassans förändringar. Det i syfte att skapa medvetenhet och verkligen beskriva vad förändringen till efterskottsbetalning och den nya hanteringen av tidsredovisning innebär i praktiken för var och en (kund, anställd och företaget).

Vi har tagit till oss av den information som Kaustik försett oss med men även deltagit på flera seminarier som hållits gemensamt med Kaustik, Försäkringskassan och Grant Thornton, berättar Jessica Molin.

Vi har alltid arbetat aktivt med att slimma våra rutiner och processer. En fördel med efterskottsbetalning och filöverföringen till Försäkringskassan är att vi nu tvingats fortsätta effektivisera stora delar av löneprocessen. Vi är nu väldigt noggranna med att direkt genomföra schemaändringar i Aiai, direkt signera/godkänna tidsredovisning i Aiai, blixtsnabbt producera räkning (FK3057) i Aiai och maila till vår kund för underskrift mm. Det har sammantaget resulterat i reella tidsvinster för hela lönehanteringen, berättar Jessica Molin.

Jessicas viktigaste råd mot lyckad lansering och ändring av rutiner;

  • Kommunikation – Var övertydlig och styrande i kommunikationen som verksamhetschef och arbetsledare. Motivera förändringen och dess betydelse.
  • Tydlighet – Förändringen gäller alla och ingen är undantagen. Det är tvingat att signera med BankID.
  • Förberedelse – Börja i tid. Skapa utrymme för registervård, dvs uppdatera kontaktuppgifter för varje assistent så att eventuella påminnelse av signering kommer rätt. Alla anställda ska använda Aiais funktion ”Testa BankID”.
  • Informera – Assistenter möts av en ny signeringsruta innehållande all information som tidsredovisningen (FK3059) omfattar. Informera även att det endast är FK-tiden (ofta färre antal än totalt arbetade timmar) som signeras mot Försäkringskassan.
  • Snabb med påminnelser – Utse person och avsätt tid för att påminna de assistenter som inte redan första dagen signerat tidsredovisningen.
  • Support – Utse personer som alltid är tillgängliga för assistenter och arbetsledare att hjälpa till då behov uppstår.
  • Uppmuntran – Var inte sen att ge beröm då de nya rutinerna sitter!

Det har varit lätt att motivera användande av BankID för våra assistenter.

Det blir på något sätt mer proffsigt, en slags kvalitetsstämpel. Men utan våra duktiga medarbetare på kontoret hade det aldrig varit möjligt, avslutar Jessica Molin.

Jessica Mollin, verksamhetsansvarig på Assistans i Balans – vi var mäkta förvånande över hur smidigt och snabbt inskick av tidsredovisning och signering av BankID gick.

Aiai är så användarvänligt. Vi har ofta gjort vågen, särskilt när det kommit bra nyheter.

Pernilla Hålén i Ockelbo är VD för OP Assistans där OP står för Ockelbos Personligaste Assistans. Företaget, som idag är en del av Team Olivia, har ett 100-tal kunder i Gävleborgs län och drygt 350 medarbetare.

Den administrativa personalen sitter i Gävle. Fram till 2010 skötte vi all administration med papper och penna. Ibland blev det fel och tog lång tid, det var högst ohanterligt så vi började se oss om efter ett verksamhetsstöd, berättar Pernilla. Hon fastnade för Aiai av fem skäl:

– Det var det mest användarvänliga systemet av dom vi testade.

Det var visuellt tydligast. Det var byggt för brukare av brukare. Våra brukare kan gå in i systemet och vara delaktiga vilket är jätteviktigt. Sist men inte minst utstrålar systemet trygghet och framtidsanda, säger hon. För att skynda långsamt introducerades Aiai för en brukare och en assistent åt gången. I början var det nervöst men det var viktigt för OP Assistans att skapa förtroende för det nya systemet, berättar Pernilla Hålén.

– Vi pepprade gänget bakom Aiai med förslag till förbättringar och vi märkte tidigt att de lyssnade på oss.

Återkopplingen har fungerat fint. De har också kommunicerat vad vi kan vänta oss av Aiai framöver, säger hon. Hon konstaterar att assistansbranschen inte är särskilt trygg i dagens läge.

– Det svänger mycket just nu, det är minst sagt lite svajigt.

Därför är det så viktigt att ha ett positivt ekonomiskt resultat, vi måste kunna ta smällar. Vi har ju ett så ansvarsfullt uppdrag när vi lovar både brukare och anställda att företaget ska fungera, konstaterar Pernilla Hålén.

Pernilla Hålén, VD OP Assistans – det var det mest användarvänliga systemet av dom vi testade.

Mille går i bräschen

Jag är övertygad om att fler förvaltningar i Stockholm kommer att välja Aiai. Nyfikenheten på Kaustiks webbtjänst är stor och deras inställning att se utmaningarna snarare än hindren är mycket tilltalande.

Det berättar Mille Salomaa-Lindström, enhetschef vid Farsta stadsdelsförvaltning, enheten för personligt stöd, tror att fler förvaltningar i Stockholm kommer att följa hans exempel och satsa på Aiai, inte minst för att spara värdefull administrativ tid.– Våra assistenter kommer att minska sin tid med redovisningarna med 90 –95 procent, tid som kommer våra kunder tillgodo. Vi i arbetsledningen har minskat tiden för tidsredovisningar med upp till 50 procent. Vi spar alltså både tid och även pengar eftersom Aiai är 25 procent billigare än vårt gamla verksamhetsstöd, säger han.

Mille Salomaa-Lindström har gått den långa vägen fram till dagens position som enhetschef. 1996 fick han en tjänst som timavlönad personlig assistent i Maria-Gamla stans stadsdelsförvaltning.

– Jag fastnade för möjligheten att hjälpa människor med funktionsnedsättning, berättar han.

Senare blev han lärarassistent på Riksgymnaiset i Skärholmen, en integrerad internatskola med rehabilitering på schemat. 2003 blev han arbetsledare på en gruppbostad, 2008 tjänstgjorde han som biträdande enhetschef på assistans-enheten i Enskede-Årsta/Vantör. 2010 kom han till Farsta stadsdelsnämnd där han arbetat som enhetschef sedan 2011. Enheten för personligt stöd utför beställningar från stadsdelsförvaltningens biståndsenhet och Försäkringskassan. Insatserna är personlig assistans, ledsagning, avlösning och hemtjänst i assistansliknande form.

I dag har de 15 kunder med personlig assistans, 75 kunder som har avlösning eller ledsagning, 8 kunder med hemtjänst i assistansliknande form, 45 kunder som har beslut om kontaktperson och 6 kunder med beslut om korttidsfamilj. Enheten samverkar med Skarpnäcks stadsdelsförvaltning och är deras kommunala utförare av avlösning, ledsagning och personlig assistans. För drygt 1,5 år sedan tog Kaustik kontakt med Farsta stadsdelsförvaltning men då fanns inget intresse enligt Mille Salomaa-Lindström för att byta verksamhetsstöd.

– Under 2014 kom flera förändringar i kraven på löneunderlag samtidigt som vi upptäckte fel i det dåvarande stödet.

Samtidigt anställde vi två nya medarbetare som talade sig varma för Aiai som de arbetat med i privat verksamhet. Jag träffade också en enhetschef från en kranskommun som hyllade Aiai. Allt detta sammantaget gjorde att jag kontaktade Kaustik förra hösten, berättar han.

Sedan mars 2015 arbetar man med Aiai. Det är inte bara sparad tid och pengar som får Mille Salomaa-Lindström att prisa Kaustiks skräddarsydda webbtjänst. Systemet är mycket användarvänligt, tillgängligheten är en stor fördel och redovisningarna blir korrekta, säger han. Men det var ingen enkel resa för stadsdelsnämnden att byta verksamhetsstöd. Det krävdes en lång och komplicerad process där man bland annat fick ta in en extern konsult med uppdrag att göra riskanalys, informationsklassificering och handlingsplan.

– Många förvaltningar drar sig för att starta en sådan process men nu kan de ha nytta av våra omfattande förberedelser.

Jag är övertygad om att fler kommunala förvaltningar kommer att följa Farstas exempel. Det märker jag i de nätverk som finns där nyfikenheten på våra erfarenheter av systemet är mycket stor, säger Mille Salomaa-Lind-ström. Det vore enligt honom en stor fördel för alla förvaltningar att satsa på ett gemensamt system i framtiden. – Vi behöver tala samma administrativa språk, vi är ju samma arbetsgivare i Stockholms stad, konstaterar han.

Mille Salomaa-Lindström, Enhetschef Farsta stadsdelsförvaltning – våra assistenter kommer minska sin tid med redovisningar med 90-95 procent, tid som kommer våra kunder tillgodo.

Meny