Under hösten 2025 har Aiai samarbetat med Simon Johansson, vd för Schemagi, i ett flertal webbinarier där frågor kring schemaläggning, lagstiftning och praktiska utmaningar stått i fokus. Här delar Simon med sig av sina bästa tips för att lyckas med en hållbar och långsiktig schemaläggning.
Publicerad
Schemaläggning kan ibland kännas som ett ständigt pussel där bitarna aldrig riktigt passar ihop. Någon vill jobba mer, en annan mindre, nya lagar och regler ska in och samtidigt ska ekonomin hålla.
Simon Johansson på Schemagi har arbetat med de här frågorna i över tio år, ofta mitt i vardagen, nära chefer, schemaläggare och medarbetare. Han vet hur komplext det kan bli, men också hur man kan hitta struktur och lugn i det som annars känns rörigt.
Han beskriver schemaläggning som både en praktisk och strategisk fråga:
“Vi brukar säga att vår styrka är att vi kan detaljerna, men också sätta dem i ett större sammanhang. Många fastnar i att bara få ihop schemat, men vi hjälper till att backa och se helheten: Vad är det egentligen verksamheten vill uppnå?”
Att lägga schema handlar alltså inte bara om att få tiderna att gå ihop, utan om att forma vardagen för både verksamhet och medarbetare. En väl genomtänkt planering kan ge både stabilitet och arbetsro, och bli ett viktigt verktyg för kvalitet och hållbarhet.
Enligt Simon finns det fyra mål som nästan alltid behöver mötas i ett schema: ekonomi, kvalitet, arbetsmiljö och attraktivitet som arbetsgivare.
“Att få ihop två av fyra brukar gå bra. Men att få ihop alla fyra är svårt. Det finns ofta målkonflikter, som när man vill vara en attraktiv arbetsgivare och ge medarbetarna stor frihet, men samtidigt måste följa arbetstidslagen och hålla budget. Då blir frågan: hur ska vi prioritera, och varför?”
Simon menar att det viktigaste inte är att hitta det perfekta schemat, utan att bli medveten om vilka prioriteringar man gör.
“I våra uppdrag handlar det ofta om att stötta arbetsgivare i att sätta en tydlig målsättning med schemaläggningen och sedan hålla fast vid den. Kanske är målet att värna arbetsmiljön och samtidigt hålla ekonomin, då får det styra utformningen, även om schemat inte blir det mest populära. I en annan verksamhet, där det är svårt att rekrytera, kan fokus istället behöva ligga på att vara en attraktiv arbetsgivare, även om det kostar mer eller kräver att man omfördelar kompetens.”
“Det viktiga är att bygga sina beslut på fakta och resonemang som ligger i linje med verksamhetens mål och värderingar. Det skapar också trygghet och trovärdighet, både internt och utåt. När man vet varför schemat ser ut som det gör blir det mycket lättare att svara på frågor och hantera kritik.”
För att hjälpa verksamheter att nå dit arbetar Schemagi ofta med flera alternativa scenarier. Konsulterna visar, utifrån kundens prioriteringar, olika typer av schemaförslag, där det blir tydligt att ett alternativ kanske är bäst för ekonomin, medan ett annat stärker arbetsmiljön eller ökar attraktiviteten.
Den typiska kunden hos Schemagi är en chef eller schemaläggare, ofta inom vård och omsorg, där behoven kan vara särskilt komplexa. Gemensamt för många kunder är att de hör av sig när de kört fast eller står inför en större förändring. Samarbetet med Schemagi börjar nästan alltid med en dialog, där man försöker förstå både verksamhetens struktur och de mjuka värdena.
“Vi vill förstå vad som inte fungerar idag, men också vad som faktiskt fungerar. Sedan tittar vi på nuläget: hur ser bemanningsbehovet ut, vilka beslut styr, hur är personalgruppen sammansatt och vilket kollektivavtal gäller? Ofta ser man mönster ganska snabbt, till exempel var obalanserna uppstår.”
Efter analysen tar Schemagi fram olika förslag och testar dem tillsammans med kunden. Ibland går det snabbt, ibland tar det längre tid. Konsulterna arbetar ofta i flera omgångar och vrider och vänder på olika varianter tills man hittar en lösning som fungerar i praktiken.
Simon Johansson, VD Schemagi
På senare tid har många verksamheter behövt förhålla sig till de uppdaterade reglerna om arbetstid och dygnsvila. Simon beskriver de nya reglerna som välmenande, men snåriga.
“Grundregeln är att man ska ha elva timmars dygnsvila under varje 24-timmarsperiod. Det låter enkelt, men i praktiken blir det mer komplicerat. Kollektivavtal kan ge undantag och olika verksamheter har olika förutsättningar, vilket gör att reglerna behöver tolkas och anpassas till den egna verkligheten.”
Han menar att de nya reglerna har gjort schemaläggningen mer komplex men också öppnat för förbättringar.
“Det positiva är att fler börjar se över sina scheman på djupet. Det tvingar fram struktur, ordning och tydlighet. Man får syn på sådant som suttit i väggarna och kan ta tag i gamla surdegar och börja tänka nytt.”
Under åren har Simon sett många olika sätt att arbeta med scheman, och vissa misstag återkommer gång på gång.
“En klassiker är att byta schema för ofta. Det skapar en ständig diskussion och gör det svårt att landa. En annan är övertro på modeller, till exempel att ett fyraveckorsschema skulle vara bättre än ett sexveckors. Det beror helt på verksamheten.”
Ett tredje misstag är att börja för tidigt med individuella önskemål.
“Det är mänskligt, man vill vara lyhörd. Men börjar man med att anpassa efter varje individ låser man sig snabbt. Vi brukar säga: bygg först en stabil struktur, sen justera utifrån individuella behov. Det blir både mer rättvist och mer hållbart.”
Simon sammanfattar här sina bästa råd till dig som arbetar med schemaläggning.
Skriv ner förutsättningarna för bemanningen, vad styr? Är det beslut, avtal, budget eller andra ramar? Att ha detta dokumenterat skapar ordning och gör det lättare för alla att utgå från samma grund. Struktur ger också bättre förutsättningar att kunna följa upp och justera på rätt sätt längre fram.
Fundera över vad som är viktigast för just er verksamhet, är det arbetsmiljö, ekonomi, kvalitet eller att vara en attraktiv arbetsgivare? Det går sällan att uppfylla allt fullt ut samtidigt, men genom att vara tydlig med vad som väger tyngst blir det enklare att fatta beslut och stå fast vid dem när schemat diskuteras.
Förankra när grunden är satt och prioriteringarna är tydliga. Då kan det vara klokt att presentera två till tre alternativa förslag som belyser olika fokus, det ger något konkret att ta ställning till och gör dialogen mer konstruktiv.
När schemat sitter, låt det sitta. Kontinuitet ger både arbetsro och trygghet i organisationen.
