När Färgbron växte blev de manuella processerna en allt större tidstjuv. Otaliga Excel-ark för schema och tidrapportering varvades med medarbetarkommunikation i olika kanaler. Genom att implementera Aiai har verksamheten gått från tunga administrativa flöden till en digital helhetslösning som frigör värdefull tid för medarbetarna till det som är viktigast: omsorgen om huvudpersonerna.
Publicerad
Färgbron bedriver antroposofiskt inspirerad vård och omsorg för vuxna inom LSS. Idag omfattar verksamheten åtta boenden i Norrköping, Hannäs, Söderköping och Kalmar. Med 14 huvudpersoner och cirka 90 medarbetare fördelade på de olika orterna, krävs ett system som effektivt kan hantera schemaläggning och tidrapportering och integrera med befintligt lönesystem samt förenkla den dagliga kommunikationen mellan medarbetarna.
Tidigare sköttes schemaplaneringen och tidrapportering med hjälp av otaliga Excel-ark. Tidrapporter skickades fram och tillbaka mellan personal och ledning, och schemaändringar gjordes via sms, telefonsamtal och muntligt i person, vilket gjorde det svårt att ha koll på alla ändringar och ledde lätt till missförstånd.
”Den absolut största utmaningen var att det gick åt så mycket tid eftersom allt skulle göras manuellt. Tid som istället hade kunnat användas i kärnverksamheten. Manuella processer ökar också risken för misstag, tex i schemaläggningen, rapporteringen och uppföljningen. Det var svårt att följa upp tid, insatser och kvalitet på ett effektivt sätt när data inte samlas automatiskt,” förklarar Jonna Rosvall, löneadministratör på Färgbron.
Lösningen blev Aiai – ett robust och framtidssäkert system som förenklar det dagliga arbetet för omsorgsverksamheter genom effektiv schemaläggning, smidig kommunikation, enkel personalhantering och löneintegration i en och samma plattform.
Efter en rekommendation och en demonstration av Aiais team, stod det klart att systemet täckte alla behov Färgbron hade med fokus på säkerhet och användarvänlighet.
“Jag fick det rekommenderat av en bekant så jag hörde av mig till Aiai-teamet för att få mer information. Efter att ha pratat med dem så kände jag att det här var precis det vi letade efter. Ett säkert system med bra schemavy, en tidrapportering som sköts automatiskt och du kan samla alla dokument på ett ställe. Ett stort plus är appen som är lätt att använda”, säger Jonna Rosvall.
Sedan februari 2025 har Aiai varit en central del av verksamheten. Genom att använda systemet för allt från daglig schemaläggning till planering av insatser utifrån huvudpersonernas behov, har administratörerna, cheferna och medarbetarna fått en helt ny kontroll.
För medarbetarna på de olika orterna har den största förändringen varit Aiai Amigo-appen. Trots ett visst initialt motstånd och ovana vid digitala verktyg, har appen snabbt blivit ett självklart verktyg i arbetet.
Via appen kan personalen:
”Lättheten att ha tillgång till sitt schema direkt i mobilen minskar behovet av att ringa eller kolla av information med kollegor. Att kunna lägga in frånvaro, byta pass eller lämna önskemål själv gör att personalen känner sig mer delaktig i planeringen och gör att arbetet flyter på bättre”, förklarar Jonna.
En av de mest kritiska delarna i en omsorgsverksamhet är att följa arbetstidsregler och säkerställa korrekt lönehantering. Med Aiai har Färgbron lämnat de tidskrävande manuella uträkningarna för ett system som flaggar grönt eller rött vid kontroll av arbetspass.
”Det mesta med lön sker numera automatiskt. Det är lätt att rulla ut nya scheman och när ledighetsansökningarna godkänns syns det direkt i schemat. Det är en stor skillnad i tidsåtgång för oss”, säger Jonna.
Färgbron är nu i full gång med att flytta över all information från sitt tidigare intranät till Aiai. Nästa steg är att lägga in all personaldokumentation så att medarbetarna bara behöver ha koll på en enda plattform.
“Jag ser fram emot att vi ska få in fler delar i det praktiska arbetet som kommer att effektivisera verksamheten ytterligare. Sen ser jag också fram emot att få följa utvecklingen av Aiai och självklart fortsätta det fina samarbetet vi har,” avrundar Jonna Rosvall.